Uso y herramientas de trabajo del CRM

Odoo, es la herramienta que hoy usamos en WeCare para dar seguimiento a nuestros clientes y prospectos, por lo que es importante que utilicemos correctamente la herramienta.

Al dar de alta a un contacto, debemos ingresar nombre completo, correo electrónico, teléfono de corporativo, teléfono móvil, ingresar la prioridad del contacto, ingresar la fecha de cumpleaños del comprador, así como en el área de notas internas, una breve reseña de la empresa, productos que compran, y si se tiene información adicional del contacto, como por ejemplo hobbies, hijos, ciudad favorita para vacacionar, gustos, comida, algo que nos sirva para conocer un poco más al contacto. 

En nuestro CRM ODOO, verán un apartado que se llama PRIORIDAD, donde ustedes deberán clasificar a cada cliente por el nivel de tamaño de empresa desde  1 a 3 estrellas, esto nos ayuda a visualizar el promedio de clientes que trae cada ejecutivo.

Clasificación de estrellas en base a poder de compra. 

• 1 estrella.  Entre 5 mil y 50 mil pesos mensuales.
• 2 estrellas. Entre 50 mil y 300 mil pesos mensuales.
• 3 estrellas. De 300 mil pesos o más mensuales.

(Ver vídeo en NAS: Ruta ( WeCare-Comercial-Videos Capacitación-Odoo-Manejo de CRM, inicios, seguimiento). Insertar Video.

Es importante llenar los filtros de Segmentación de Clientes, ya que con esto, podremos valorar en las reuniones de equipo donde está cada ejecutivo en términos de (Núm. de contactos, efectividad en su cartera, contactos atrasados, distribución de tipo de clientes por tamaño, zona, distribución de tamaño de clientes atendidos, entre muchas otras variables que nos ayudarán a entender mejor el trabajo de cada ejecutivo).

El seguimiento debe ser diario a sus contactos, y por lo menos debemos de estar contactando a 25 personas por día, al hacer esto como una constante diaria, estaremos sembrando día a día y la cosecha llegará sin duda. Mientras más orden se tenga en los seguimientos y más movimientos tenga el CRM de un ejecutivo, esto lo llevará a lograr mayores y mejores resultados. La cabeza de área nos estará alimentando con el desempeño semanal que cada comercial tuvo, lo cual nos deberá mantener ocupados y realizando nuestras actividades diariamente.

Vías de contacto: 

1. Citas presenciales o videoconferencias en linea. 

2. Teléfono.

3. Whatsapp.

4. Correo electrónico.

En este orden es lo mejor ya que es lo más cercano al cliente y lo más cálido. Cualquier evento que se tenga en el día, deberá ser registrado en Odoo, para que supervisores puedan medir el movimiento del ejecutivo.

Se busca que cada ejecutivo tenga un promedio de 3 citas semanales, ya sea por Teams o  presenciales. Los motivos de las reuniones principalmente serían de prospección, pero también se toman en cuenta las juntas de seguimiento con clientes recurrentes, juntas para presentar productos de innovación y pendientes varios con sus cuentas activas. Cada cliente deberá ser visitado para revisión del negocio como mínimo una vez al mes. 

CITAS PRESENCIALES O VIDEOCONFERENCIAS EN LINEA

El primer contacto es vital para generar confianza en el comprador, por lo que es importante antes de buscar a alguna marca, conocer los productos, sucursales y modelo de negocio que ellos manejan para conversar con el prospecto de una mejor manera.

Es importante resaltar nuestra presencia en cadenas de autoservicio, mencionar a WALMART, 7-11, Soriana, Casa Ley, Fresko, HEB, Farmacias Guadalajara, Grupo Posadas, Grupos hoteleros y Cadenas de restaurantes activas de buen tamaño ya que esto le da confianza al cliente.

Si el cliente tiene sucursales por todo MÉXICO, es importante resaltar nuestro alcance multi CEDIS, poniendo como ejemplo las entregas que hacemos a nuestros diferentes clientes que están en todo el país.

Es obligatorio tener un profundo conocimiento de nuestros productos, sus capacidades, características, cualidades, ventajas y beneficios, así como saber ofrecer soluciones de empaques para los productos que el cliente entrega en recipientes diversos. Conocer nuestros productos de innovación y hablar de las personalizaciones de productos que podemos hacer.

También platicar de lo que en WeCare, con la ayuda de nuestros clientes, hacemos en PRO del medio ambiente y siempre poner primero a los clientes. Con su aportación y confianza, logramos hacer mucho y crecer cada vez nuestro apoyo a instituciones sin fines de lucro como “1% for the planet”, donde en WeCare, donamos el 1% de las ventas para instituciones que apoyan el medio ambiente en diferentes segmentos. (Ver ppt de 1% for the planet). Si ven la oportunidad, mostrar video corporativo de apoyo a 1%. 

Si se va a tener una llamada virtual, preparar con antelación la misma, tener archivos ya abiertos de lo que se va a mostrar para no hacer perder tiempo al cliente, tener todo ya previamente acomodado y llevar una junta ordenada. 

Es muy importante la presentación del ejecutivo, el vestirnos de manera adecuada para este tipo de meetings virtuales, y SIEMPRE tener la cámara prendida en todo momento, así como cuidar el ruido ambiente para evitar distracciones, cuidar nuestro lenguaje corporal y tratar de ser lo más coherente posible, no improvisar nada, de preferencia preparar la reunión con anticipación y tener listo un speech con ideas claras.   

TELÉFONO

Cada Ejecutivo Comercial tendrá asignado un equipo y linea de teléfono para tener contacto con los clientes y prospectos que se sumen en la organización, queda estrictamente prohibido que se atienda a cualquier cliente con lineas personales, de no contar con equipo favor de revisarlo con su jefe inmediato para que le de instrucciones para poder atender a los clientes por otra vía de comunicación en lo que se les asigna un equipo de la empresa, todo debe estar debidamente registrado en el teléfono de la empresa, (contactos, mensajes, correos, teams, odoo, whatsapp etc), el celular debe estar prendido todos los días incluyendo días festivos, fines de semana y vacaciones, entendiendo que están en el área comercial y normalmente los clientes externos y internos los buscan en cualquier día y horario para poder resolver cualquier incidencia o urgencia que surja en su ausencia.   

WHATSAPP

Es importante que todos los comerciales instalen o autentifiquen sus lineas de teléfonos como lineas de empresa, (whatsapp business) esto le da mayor seguridad a los clientes y genera mucho más formalidad ante ellos, es importante que se tenga cargada su foto de perfil con nombre y cargo, si no tiene fotos en NAS favor de solicitarle al equipo de MKTG o TH que se las proporcione.

Queda prohibido tener fotos de perfiles que no sean institucionales, como cargar información personal en sus estados que no sean relacionadas a la empresa, solo se puede cargar fotos, videos e información de la empresa y de nuestros productos. 

Nuevamente la comunicación por esta vía es y sera exclusivamente para atender a nuestros clientes externos e internos, no se puede usa para temas personales. 

CORREO ELECTRÓNICO 

Todo ejecutivo tiene asignado un correo electrónico empresarial donde toda la comunicación con los clientes y prospectos debe ser solo por este mail, queda prohibido que se atienda a cualquier cliente por medio de correos electrónicos personales, todo correo electrónico que salga a clientes y prospectos debe salir con la firma institucional vigente, si no tienen cargada su firma en NAS favor de solicitarla al área de MKTG y TH.